「もっと仕事をサクサク進めたい」
「仕事の効率化ってどうしたらいいの？」
「早く仕事終わらせて他に使える時間を増やしたい」
「限られた時間でパフォーマンスを上げたい」
「仕事環境を快適にしたい」
「仕事効率化」というのは、多くの人にとって一度は考えたことのあるテーマなのではないでしょうか。働き方が様々な現在の社会において時間をどう使うかというのはますます大切になってきています。
ポイント
仕事効率化＝可処分時間の増大
時間が生まれることによって色んなプラスが生まれることが考えられます。
- 家族との団らんの時間が増える
- もっと仕事を獲得してステップアップにつながる
- 副業や学習にあてる時間を確保できる
ここに書いたのはほんの一例ですが、「もっと時間があったら」と思ったことがある人は多いのではないでしょうか。
効率化にはいろいろな側面からのアプローチがあります。
すぐに思いつきやすいのは「パソコンスキル」などでしょうか。私はパソコンに本気で向き合うようになったのは社会人になってからですが、マクロを含めたエクセルスキルを始めとして、日々学習や工夫を重ねてパソコンスキルを高めております。今はプログラミングにも手を出しており、もっとできることを増やしたいと思っております。
今の職場に中途入社してからも経理業務全体を整理して新しいシステムを導入するなど、業務の質と量を改善し、チーム全体の業務の幅を拡大することに成功しました。今も改善を続けております。
このような改善の背景には「論理的思考」も大切だと思っておりますが、今回はそのような「スキル」による効率化ではなく、「環境を整える」ことによる効率化についてお話しようと思います。
本記事は私の実体験に基づいております。
仕事効率化3点セットとは
必須3点セット
- PCモニター
- キーボード
- マウス
最近はお勤め先でノートパソコンが貸与されているという方が多いのではないでしょうか。
特にリモートワークが広がる中で最近になってノートパソコンが個人に貸与されるようになった企業もあるかと思います。私の妻も比較的最近になってノートパソコンが貸与されて、今もほとんど在宅勤務をしています。
この3点セットは「会社でノートパソコンが貸与されているという方」向けのものになります。
3点セットの話の前に、、、
3点セットを書きましたが、その中でも既に持っている方が比較的多いのはマウスではないでしょうか。
周りの友人を見ていると会社からノートパソコンと一緒にマウスもセットで貸与されているという人も見かけます。
ただマウスだけを持っているという方に向けて伝えたいことがあります。
注意
ノートパソコン×マウスの組み合わせはおすすめしません。ノートパソコン単体で使いましょう。
何気なくノートパソコン×マウスの組み合わせで使っている方は多くいらっしゃるかもしれません。
振り返って考えて頂くとわかると思うのですが、この組み合わせではどうしても無駄な動きが多くなってしまいます。
キーボードとマウスを手が行ったり来たりするような状況より、キーボードとタッチパッドで完結させた方が確実に動きがスマートです。
余談ですが、LenovoのThinkPadシリーズのトラックポイント (皆さんも見たことがあるかもしれないですが、赤ポチですね) は、より少ない手の動きで幅広い作業ができるように設計されています。
作業がすごい早い人たちは大体マウスを使わずにサクサク作業をしています。作業が早い人のパソコンの画面を横で見ていて「何が起こっているの？！」と思ったことはありませんか？
これに関しては慣れの要素が大きいです。
ただ慣れれば誰でもできるようになります。最初は違和感があっても必ず慣れてくるので、意識的にマウスなしでショートカットキーを駆使しながら操作するようにしてみることをおすすめします。(慣れれば膝の上でも余裕でサクサク作業できます。)
本記事で伝えたいことのポイントは、3点をセットで揃えることです。
とは言え、常に同じ環境でできるとも限らないので、前置きとしてお話しました。
それでは3点セットの話に移りましょう。
PCモニター
セカンドモニターと言ったりするものですね。
要は画面を2画面にすることができるものです。
ビックカメラ.comのサイトでおすすめがまとめられているので参考にしてみて下さい。
HDMIケーブル一本で簡単につなぐことができるモニターでできることは大きく2つです。
- 画面を複製する
- 画面を拡張する
画面を複製する
ノートパソコンに映っているのと同じ画面をモニターにも表示することです。
大きなPCモニターを用意すると大きな画面で作業することができ、見やすく作業がはかどります。
画面を拡張する
ノートパソコンとモニターの画面を一連の画面として表示することです。同時に2画面を表示することが可能になります。
比較したい資料を同時に並べて表示する、片方で作業画面・もう片方でメッセージのやり取りを表示するなど、見やすい上に作業の幅が広がります。
そしてどちらにも言えるのですが、ノートパソコン単体よりも視線が上がり姿勢が良くなるため長時間の作業も楽になります。
キーボード
PCモニターで画面を複製したり拡張したりすることで見やすくなり作業がはかどることをお話ししました。
それではここで想像してみましょう。
「PCモニターだけを導入するとどうなるか？」
・・・・・・
キーボードとマウスの機能はノートパソコン側だけにあるため、PCモニターに対して斜めを向く体制になり少しおかしな体勢になってしまいます。その上、どうしても画面に対しての距離が近くなってしまいます。
そこで2画面の中心に座って画面から距離を取ることができるようになり、モニターの効果をより発揮することができます。
補足
持ち運びに適したノートパソコンの場合、多くがテンキーがついていないものが多いです。経理周辺業務に携わる私のように数字入力が多い作業をする方はテンキーが付いているものを選びましょう。さらに作業がはかどります。
※テンキー：数字が電卓のような並びになっているキーのことで、数字入力に適しています。テンキー部分だけで外付け用として売られていたりします。
マウス
ここまで読んで頂けた方にはもう想像がついているかもしれません。
モニターとキーボードを揃えたのにマウスがないと、それこそわけのわからない操作性になってしまいます。。。
文字入力はキーボードでするけど、ポインタの操作はノートパソコンについているタッチパッドでする。。。？
もちろんこのような操作性がおかしくなるというのはあるのですが、大きな画面でしかも2画面となってくると逆にタッチパッドでの操作が大変になってくるもので、そうなるとマウスが効果を発揮します。
＋α ノートパソコンスタンド
こちらの記事を参考にしてみてください。
ノートパソコンの位置が高くなり視線が通常より上になることで姿勢が良くなるため、肩こりが改善される等の効果が期待される人気の商品です。
ノートパソコンスタンドはノートPC単体で使う時にもすごくおすすめのグッズなのですが、ここまで話した3点セットとあわせて使うことでさらに効果を発揮します。
最後に
まとめ
- 仕事効率化は時間の創出につながる
- 環境整備は仕事効率化のための重要な要素
- 仕事環境整備は健康向上にもつながる
- 以下の3点セット+αを揃える
- - PCモニター
- - キーボード
- - マウス
- - ノートパソコンスタンド
こだわりがなく値段重視で選びたいという方にとっては、全部揃えたとしても1万円もしないで仕事環境を整えることは可能です。
私はガジェット好きでついつい最上位モデルを触ってみたくなってしまうため、どうしても高くなってしまっていますが。。。
他であまりお金を使わずにこういったところにお金を回せる方は、機能性の高いモデルを選ぶことをおすすめします。間違いなく快適さが増します。
別記事で私が実際に使っている製品についてもお話しできたらと考えています。
それでは環境を整えて快適な仕事をして、豊かな生活を過ごしましょう！
最後までお付き合いありがとうございました。